🛠️ Digitalisierung im technischen Service

Wir haben den Schritt gewagt – und mit StepOver den Unterschriftenprozess im Service-Außendienst digitalisiert. 🚀

✅ Kein Papierkram mehr

✅ Sichere elektronische Signatur

✅ Automatisierte Abläufe im Außendienst

Wie Dustcontrol mit der Hilfe von StepOver eine durchgängige Unterschriftenlösung realisierte

Die Dustcontrol GmbH steht seit über 50 Jahren für technische Innovation und saubere Lösungen. Mit mobilen Staubsaugern und stationären Absauganlagen sorgt das Unternehmen weltweit für eine höhere Produktionsqualität und eine sichere Arbeitsumgebung in industriellen Betrieben. Doch nicht nur bei ihren Produkten, auch in den eigenen Prozessen verfolgt Dustcontrol konsequent das Ziel, effizienter, moderner und kundenorientierter zu arbeiten – insbesondere im Bereich des technischen Außendienstes.

Vom Papierformular zum digitalen Prozess

Lange Zeit war die Erstellung und Abwicklung von Wartungs- und Serviceberichten bei Dustcontrol ein papierbasierter Prozess: Die Techniker füllten vor Ort DIN-A4-Formulare mit Durchschlägen aus, Kunden unterzeichneten handschriftlich auf Papier. Anschließend wurden die Dokumente per Post an die Zentrale versendet, intern verteilt und bearbeitet. Der gesamte Vorgang – von der Unterschrift bis zur Rechnungsstellung – war nicht nur zeitintensiv, sondern auch Fehleranfällig.

Auf der Suche nach einer zukunftsfähigen, digitalen Lösung stieß Dustcontrol auf StepOver. Besonders überzeugte das Unternehmen die Möglichkeit, nicht nur die Signatur selbst digital abzubilden, sondern den gesamten Prozess nahtlos zu automatisieren. Dies wurde mit eSignatureOffice von StepOver umgesetzt – eine leistungsstarke Signatursoftware, die sich perfekt in bestehende Arbeitsabläufe integrieren lässt.

Ein durchgängiger digitaler Workflow im Außendienst

Heute sieht der Ablauf bei Dustcontrol so aus: Die Servicetechniker erstellen Wartungsprotokolle in Excel. Nach Fertigstellung wird aus dem Excel Dokument per Druckfunktion ein PDF erstellet und an eSignatuerOffice übergeben. Dort sind die Unterschriftsfelder bereits vordefiniert und werden automatisch im PDF platziert. Die Signatur erfolgt direkt vor Ort durch Techniker und Kunden auf einem Signaturpad oder einem mobilen Endgerät wie einem Tablet. Im Anschluss wird das unterschriebene Dokument automatisiert gespeichert, als E-Mail-Anhang versendet und digital archiviert – vollständig ohne Medienbruch oder manuelle Nacharbeit.

Effizienz, Transparenz und Akzeptanz

Dieser optimierte Ablauf bringt nicht nur eine enorme Zeitersparnis mit sich, sondern sorgt auch für bessere Lesbarkeit, schnellere Weiterverarbeitung und eine hohe Akzeptanz bei Mitarbeitenden und Kunden. Besonders die Möglichkeit, alle Prozessschritte – von der Berichterstellung über die Unterschrift bis hin zum Versand – in einem durchgängigen digitalen Workflow abzubilden, war für Dustcontrol ein Alleinstellungsmerkmal von StepOver.

Fazit: Digitalisierung mit Wirkung

„Die StepOver-Lösung ist heute ein unverzichtbares Werkzeug für unseren Außendienst. Sie ermöglicht es uns, Serviceberichte direkt digital zu erfassen, zu unterschreiben und ohne Umwege weiterzuverarbeiten. Das spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für professionelle Kommunikation mit unseren Kunden.“ –  Verantwortlicher Servicebereich, Dustcontrol GmbH

Die erfolgreiche Zusammenarbeit mit StepOver zeigt, wie Unternehmen auch mit punktuellen Digitalisierungsvorhaben große Wirkung erzielen können – insbesondere dann, wenn Lösungen nicht nur funktionieren, sondern sich nahtlos in bestehende Abläufe einfügen.